Gus Saiful Anam Chalim Ingatkan Pentingnya Arsip untuk Estafet Kepengurusan NU

Winongan, NU Pasuruan

Sekretaris Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama (PCNU) Kabupaten Pasuruan Gus Saiful Anam Chalim mengingatkan pentingnya pengarsipan dokumen dalam menjalankan organisasi NU. Menurutnya, arsip menjadi bagian penting agar kepengurusan berikutnya dapat mengetahui dan melanjutkan kegiatan yang telah dilakukan pengurus sebelumnya.

Hal itu disampaikan saat asesmen PCNU Kabupaten Pasuruan di MWCNU Winongan, Selasa (22/9/2026).

Ia mengatakan, pada masa lalu banyak pengurus NU yang aktif berkegiatan, tetapi tidak seluruhnya memiliki dokumentasi dan arsip yang tertata. Akibatnya, generasi penerus hanya mengetahui kegiatan tersebut berdasarkan cerita tanpa memiliki dokumen sebagai bukti organisasi.

“Dulu bapak kita mengaku NU dan berkegiatan NU, cuma arsipnya tidak ada. Kita yang meneruskan hanya tahu ceritanya, tidak ada dokumennya,” ujarnya.

Menurutnya kondisi tersebut perlu diperbaiki dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan kreativitas generasi muda. Ia menilai saat ini perangkat untuk mendukung administrasi dan dokumentasi organisasi semakin mudah ditemukan.

“Dulu mungkin mencari mesin ketik atau yang punya laptop itu jarang. Sekarang banyak anak muda yang kreatif-kreatif, bisa dimanfaatkan,” jelasnya.

Ia mengingatkan agar pengurus NU tidak hanya aktif menjalankan kegiatan, tetapi juga memastikan setiap kegiatan memiliki dokumen dan dokumentasi yang tersimpan dengan baik.

“Jangan sampai kita menjadi pengurus NU, arsipnya tidak ada. Kasihan pengurus selanjutnya, tidak tahu kegiatan apa yang dilakukan sebelumnya,” katanya.

Gus Saiful sapaan akrabnya menegaskan, dokumen organisasi harus tersedia dan dibaca dari tahun ke tahun. Dengan demikian, setiap musyawarah maupun penyusunan program tidak selalu dimulai dari awal.“Dokumennya harus ada dan dibaca dari tahun ke tahun, sehingga musyawarah tidak dari nol. Pengurus yang kemarin tetap ada suratnya,” tuturnya.

Ia juga meminta sekretaris ranting lebih teliti dalam mengelola administrasi, terutama surat masuk dan surat keluar. Menurutnya, pencatatan tersebut merupakan tugas dasar sekretaris yang harus dijalankan secara tertib.

“Minimal tugas sekretaris ada surat masuk dan keluar. Maka dari itu punya kantor perlu dimanfaatkan. Jangan sampai dokumen administrasi dibawa pulang,” tegasnya.

Ia mencontohkan, surat undangan dari kepala desa maupun surat kegiatan NU seperti istighosah rutin Jumat Legi PCNU Kabupaten Pasuruan perlu disimpan sebagai bagian dari arsip organisasi.

“Paling tidak sekretaris ranting punya arsip surat masuk, misalnya undangan dari kepala desa atau istighosah rutin Jumat Legi PCNU Kabupaten Pasuruan,” ujarnya.

Dirinya menegaskan, pergantian pengurus tidak boleh memutus keberlangsungan organisasi. Setiap tingkatan kepengurusan memiliki peran dalam memastikan estafet tersebut terus berjalan.

“Pergantian orang dalam kepengurusan tidak menghilangkan organisasi. PCNU menjadi jembatan kepada MWCNU, MWCNU ke ranting,” katanya.

Ia berharap ranting mampu mengoptimalkan fungsi organisasi sekaligus menjaga seluruh dokumen dan dokumentasi kegiatan. Arsip tersebut nantinya menjadi bekal bagi pengurus baru untuk meneruskan perjalanan organisasi.

“Silakan dicari dokumen dan dokumentasinya agar kepengurusan selanjutnya bisa melanjutkan estafet organisasi meskipun pengurusnya baru,” ungkapnya.